Menjadi Pemerintah Tangkas dan ASN Agile

Sampul Buku ASN Juga Bisa Agile

Visi Pemerintah Tangkas adalah mewujudkan ketangkasan dalam pemerintahan Indonesia. Hal itu dilakukan dengan cara berkontribusi aktif untuk mewujudkan keselarasan antara Agile dengan birokrasi dalam pemerintahan Indonesia. Tujuannya adalah agar pemerintahan Indonesia dapat meningkatkan efisiensi dalam birokrasi dan menyediakan layanan publik yang optimal.

Perlahan tapi pasti, visi tersebut mulai terwujud. Salah satu contohnya adalah di Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Perubahan pola pikir merupakan hal yang paling utama karena beralih dari Waterfall ke Agile memang harus dimulai dari pola pikir. DJP juga melakukan adaptasi terhadap Scrum Framework agar Agile dapat berjalan dengan maksimal di dalam tubuhnya. DJP bahkan menyusun regulasi khusus agar penerapan Agile tidak dinilai menyalahi kebijakan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) miliknya sendiri.

Pengalaman panjang penerapan Agile di DJP dipadukan dengan pemahaman yang kuat terkait Agile akhirnya menghasilkan sebuah buku berjudul “ASN (singkatan dari Aparatur Sipil Negara) Juga Bisa Agile”. Isinya merupakan hasil pemikiran langsung dari pegawai DJP yang terlibat dalam penerapan Agile di DJP sejak inisiatifnya dimulai. Kombinasi dari kompetensi si Pegawai sebagai praktisi Agile bersertifikasi dan pengalamannya mengikuti penerapan Agile di DJP itu yang membuat bukunya menarik untuk dibaca.

Di dalam buku itu, teori-teori tentang Agile dan Scrum Framework dan kebutuhan riil untuk menerapkan Agile di DJP dipadukan dengan baik. Faktor-faktor krusial untuk membentuk budaya Agile seperti dukungan pihak-pihak non-TIK dan proses penyusunan regulasi Agile di DJP ikut dibahas di dalam buku tersebut. Lika-liku lainnya seperti multi-tasking, dokumentasi, atau perencanaan dalam Agile juga tidak luput dibahas di dalam buku tersebut.

Dari gambaran di atas terlihat bahwa buku “ASN Juga Bisa Agile” tidak berisi hal-hal teknis saja. Topik-topik di tingkat organisasi seperti pembentukan pemahaman yang tepat terhadap Agile dan tips untuk membentuk budaya Agile juga ikut dibahas. Pembahasan itu diselaraskan dengan topik-topik teknis di tingkat tim seperti Product Owner, Scrum Master, Development Team, atau story points. Hasilnya adalah kombinasi yang menyeluruh terkait proses penerapan Agile dari awal hingga stabil dan dari tingkat atas hingga tingkat bawah.

Secara garis besar, “ASN Juga Bisa Agile” membahas banyak hal penting terkait penerapan Agile di DJP yang secara umum dapat diterapkan di instansi pemerintah lainnya. Bukan tidak mungkin buku tersebut dijadikan salah satu referensi bagi penerapan Agile di pemerintah. Kalaupun tidak dijadikan referensi, ada banyak hal yang dapat diadopsi atau diadaptasi oleh setiap instansi agar penerapannya sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing.

Bagi yang berminat, informasi lebih lanjut mengenai buku “ASN Juga Bisa Agile” ada di asyafrudin.id/asn-juga-bisa-agile/. Bila ingin bertanya lebih dalam mengenai isi buku tersebut atau sekadar ingin berdiskusi mengenai penerapan Agile di pemerintahan Indonesia, penulisnya, Amir Syafrudin, dapat dikontak lewat Twitter atau LinkedIn. Pertanyaan yang lebih umum terkait Agile pun akan direspons dengan senang hati oleh si Penulis.

Mari menjadi ASN yang tangkas!

--

Dipublikasikan kembali dari Buku: ASN Juga Bisa Agile

Apresiasi

Akhirnya kembali ke coffee break. Rasanya sudah lama sekali saya tidak menulis tentang sesuatu yang santai. Kali ini saya ingin bercerita tentang sebuah bentuk apresiasi yang saya dapatkan belum lama ini.

Alhamdulillah saya mendapatkan kesempatan untuk menjadi pegawai terbaik tingkat eselon II di tempat saya bekerja. Jarang sekali saya mendengar ada bentuk apresiasi semacam ini di lingkungan instansi pemerintahan. Mungkin saja program seperti ini baru digelar di tempat saya bekerja. Satu hal yang pasti, terpilih sebagai pegawai terbaik di tingkat eselon II adalah sebuah kehormatan yang luar biasa bagi saya.

Enough about me.

Terkait apresiasi itu sendiri, saya teringat karakter Naruto yang di awal ceritanya itu hidup demi mendapat apresiasi. Naruto ingin sekali menjadi seorang ninja yang menonjol dan diakui kehebatannya oleh orang-orang di sekitarnya. Dia akan melakukan banyak hal (yang mayoritas tidak baik) demi mendapatkan perhatian banyak orang. Fortunately, he found such appreciation.

Enough about Naruto.

Seperti halnya Naruto, kita semua pun butuh apresiasi pada pekerjaan kita. Apresiasi yang saya maksud tentunya tidak sama persis seperti yang Naruto butuhkan. Ada banyak faktor yang menentukan seberapa butuhnya kita terhadap apresiasi. Pada intinya, menurut saya, bila kondisi eksternal membuat kita merasa tidak dihargai, maka semakin besar keinginan kita untuk diakui dan dihargai oleh orang lain.

Dalam dunia kerja pun sama. Kita butuh apresiasi. Kita butuh penghargaan terhadap pekerjaan yang sudah kita lakukan. Kita butuh penghargaan terhadap pencapaian-pencapaian kita. Bukan untuk menyombongkan diri, tapi untuk menjaga agar kita tetap memiliki motivasi untuk terus berkreasi. Hal ini saya rasakan sendiri saat ditetapkan sebagai pegawai terbaik tingkat eselon II itu.

Ibarat Naruto... Lupakan Naruto. Saya sudah lama tidak mengikuti ceritanya.

Ibarat mendapatkan tepukan di bahu dari atasan, penghargaan pegawai terbaik itu menjadi dorongan tersendiri bagi diri saya. Paling tidak saya mendapatkan bukti bahwa 2 (dua) tahun lebih bekerja sebaik mungkin tidak serta-merta menjadi sia-sia. Dan bukti ini sepertinya akan membekas cukup lama untuk mengingatkan saya agar terus bekerja dengan baik. Selama apa? Minimal selama saya masih diingatkan untuk mentraktir rekan-rekan kerja saya dalam rangka "syukuran".

Kemudian...

Demikian. Jangan sampai coffee break ini berubah menjadi tulisan yang terlalu serius. Pada intinya, saya hanya ingin berbagi kebahagiaan tentang sebuah apresiasi istimewa yang baru saja saya dapatkan. Harapan saya orang-orang yang sudah banyak berkontribusi di tempat kerja masing-masing pun mendapatkan apresiasi yang sama dengan saya. Aamiin.

Kenapa PNS Tidak Produktif?

Kenapa PNS (Pegawai Negeri Sipil) di Indonesia ini secara mayoritas dinilai tidak produktif? Stigma malas senantiasa menempel pada pribadi para PNS. Sebegitu lekatnya stigma ini menempel sampai orang-orang pun bisa terheran-heran bila melihat PNS yang bekerja dengan rajin. Lebih heran lagi kalau PNS yang bekerja dengan rajin ini mengerjakan pekerjaannya tanpa embel-embel uang.

Salah satu tujuan Reformasi Birokrasi adalah melepas stigma malas tersebut. Tentu saja usaha untuk melepas stigma tersebut tidak berhenti di PR (Public Relation) yang baik, tapi juga memperbaiki masalah-masalah kinerja yang ada lewat langkah nyata. Garda terdepan Reformasi Birokrasi saat ini tentu saja Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB), tapi setiap instansi pemerintah saat ini pun turut aktif membenahi kinerja pegawai-pegawai yang mereka naungi.

Untuk bisa mengatasi masalah produktivitas PNS ini, kita perlu mencari tahu dulu penyebabnya. Dalam tulisan kali ini, saya ingin memaparkan alasan-alasan di balik rendahnya produktivitas PNS ini. Namun sebelumnya perlu saya tegaskan bahwa apa yang akan saya paparkan di bawah ini hanya mengacu kepada pengalaman dan pengamatan pribadi saya. Jadi, saya senantiasa membuka ruang untuk diskusi.

Pertama, stigma santai yang menempel di PNS. Saya yakin banyak orang yang menganggap bahwa PNS itu adalah pekerjaan santai. Dengan anggapan seperti ini, maka orang-orang yang berminat bekerja sebagai PNS pun berharap dapat bekerja dengan santai. Bila pola pemikiran seperti ini terus hidup (dan berkembang), orang-orang yang bekerja sebagai PNS itu akan memiliki rasa enggan dibuat sibuk oleh pekerjaan. Akibatnya mayoritas PNS tetap saja orang-orang yang malas bekerja dan semakin memupuk stigma santai ini.

Kedua, jumlah pegawai yang terlalu banyak. Jumlah pegawai yang terlalu banyak sudah pasti mempengaruhi produktivitas pegawai secara signifikan. Bayangkan pekerjaan yang seharusnya dapat dikerjakan oleh 1 orang justru dikerjakan oleh 4 orang. Andaikan ada 200 pekerjaan yang dapat diselesaikan oleh 1 orang saja, pembagian di atas akan membuat beban kerja masing-masing orang menjadi 50 pekerjaan saja. Pekerjaan memang menjadi lebih ringan, tapi produktivitas pegawai menjadi (terlihat) lebih rendah.

Ketiga, jumlah pekerjaan yang terlalu sedikit. Kebalikan dari alasan kedua di atas, jumlah pekerjaan yang dibebankan pada 1 orang bisa saja terlalu sedikit. Kondisi ini mungkin saja terjadi antara lain karena struktur organisasi yang terlalu gemuk sehingga masing-masing unit di bawah sebuah instansi memiliki tanggung jawab yang lebih rendah dari kapasitasnya. Bila tanggung jawab masing-masing unit saja lebih rendah dari kapasitasnya, tentu saja beban kerja pegawai di dalam unit tersebut pun lebih rendah dari kapasitas pegawai tersebut.

Keempat, tuntutan pekerjaan yang longgar. Bagian ini serupa tapi tak sama dengan alasan ketiga di atas. Longgarnya tuntutan pekerjaan di sini tidak ada hubungannya dengan kuantitas pekerjaan, tapi lebih erat kaitannya dengan pengawasan dari atasan. Rendahnya pengawasan dari atasan mengakibatkan tidak adanya tekanan yang memadai untuk segera menyelesaikan pekerjaan. Akibatnya para bawahan dapat seenaknya menentukan deadline mereka sendiri. Dalam kondisi seperti ini, para PNS akan bekerja sesuai irama mereka sendiri tanpa ada faktor "atasan" untuk memacu mereka bekerja.

Kelima, eksploitasi pegawai yang rajin. Penyebabnya adalah sulitnya memberikan sanksi (hukuman) kepada pegawai yang tidak produktif sehingga para atasan memiliki kecenderungan untuk menyerahkan pekerjaan kepada bawahan yang rajin. Sayangnya kecenderungan seperti ini mungkin saja tidak mengenal batas. Para atasan ini terus saja menambah beban pekerjaan untuk pegawai yang rajin. Pada akhirnya yang rajin tetap (terpaksa) rajin dan yang malas tetap dengan urusan mereka sendiri; tanpa peduli.

Keenam, pekerjaan yang tidak sesuai kompetensi atau minat. Kondisi seperti ini sangat mungkin terjadi di lingkungan PNS. Saya tidak akan menggali lebih jauh mengenai penyebabnya. Satu hal yang pasti, pegawai yang tidak memiliki kompetensi di bidang pekerjaannya akan menjadi pegawai yang produktif. Produktivitas itu akan semakin menurun bila pegawai yang bersangkutan pun tidak memiliki minat yang cukup di bidang pekerjaannya.

Daftarnya pun tidak berhenti di angka 6. Saya yakin masih ada alasan-alasan lain yang tidak berhasil saya tangkap lewat pengalaman dan pengamatan saya pribadi. Namun perlu saya tegaskan bahwa paparan di atas sengaja saya batasi pada alasan-alasan yang terkait dengan budaya dan kepribadian para PNS itu sendiri. Saya sengaja tidak membahas masalah gaji, remunerasi, atau hal-hal teknis lainnya yang juga memiliki pengaruh terhadap produktivitas PNS.

Tujuan saya berbagi masalah-masalah yang terkait kinerja PNS ini, termasuk lewat tulisan Meningkatkan Kinerja PNS, sebenarnya untuk menyampaikan bahwa masalah kemalasan PNS itu tidak sederhana. Produktivitas ini bukan sekedar masalah mental (karakter) PNS yang bersangkutan. Pada kenyataannya masih banyak faktor lain yang harus dipertimbangkan; masih banyak masalah lain yang harus diselesaikan. Penyelesaiannya pun tentu saja tidak semudah membalik telapak tangan, kecuali tangan yang dimaksud ini dapat membentang dari Sabang sampai Merauke.

Meningkatkan Kinerja PNS

Sudah bukan rahasia lagi kalau PNS (Pegawai Negeri Sipil) itu identik dengan kemalasan. Citra PNS pada umumnya jauh dari sifat profesional. PNS seringkali dicap orang sebagai pemakan gaji buta, yaitu para pekerja yang hanya datang ke kantor untuk absen tanpa ada pekerjaan yang jelas. Para PNS pada umumnya digambarkan sebagai orang-orang yang datang ke kantor untuk duduk santai dan menyerahkan sebagian besar pekerjaannya (kalau tidak semuanya) kepada tenaga honorer atau vendor.

Terlepas dari benar atau tidaknya persepsi di atas, peningkatan kinerja PNS tetap harus dilakukan. Dengan kinerja PNS yang baik, kinerja instansi pemerintah secara umum pun akan baik. Persepsi masyarakat terhadap kualitas pelayanan yang diberikan oleh instansi pemerintah pun akan baik. Apresiasi masyarakat terhadap PNS akan meningkat dan PNS (beserta instansi pemerintah) tidak lagi dipandang sebelah mata.

Peningkatan kinerja PNS adalah pekerjaan besar, lama, dan berkesinambungan. Tidak mungkin peningkatan kinerja PNS itu selesai dibahas dalam sebuah blog post. Yang ingin saya tuangkan di sini hanya uraian kasar berdasarkan pengalaman dan pengamatan pribadi saya setelah hampir 3 (tiga) tahun bekerja sebagai PNS. Beberapa poin yang saya rasa perlu diperbaiki untuk meningkatkan kinerja PNS adalah sebagai berikut:

1. Remunerasi.
   Untuk mengharapkan seseorang berkomitmen dengan pekerjaannya, balas jasa (gaji) yang cukup dan sesuai dengan beban kerja adalah mutlak. Dengan gaji yang pas-pasan saja, orang akan berpikir untuk mencari pekerjaan sampingan di luar jam kantor. Kalau sampai gaji yang diterima itu kurang (tidak mencukupi kebutuhan hidup yang bersangkutan), maka kita tidak perlu heran kalau pekerjaan utama justru di balik menjadi pekerjaan sampingan. Jam kerja pun dimanfaatkan untuk mencari penghasilan di tempat lain. Oleh karena itu, remunerasi merupakan langkah yang penting untuk meningkatkan kinerja PNS di setiap instansi pemerintah.
2. Uraian Jabatan.
   Uraian jabatan ini pada hakikatnya menentukan tujuan pekerjaan masing-masing pegawai. Uraian jabatan pun menentukan kompetensi pegawai yang terkait, alur proses pekerjaan, waktu penyelesaian pekerjaan, dan lain-lain. Dengan uraian jabatan yang jelas, tanggung jawab masing-masing pegawai dan hasil dari setiap pekerjaan pun akan menjadi jelas. Untuk mencapai kondisi ini, uraian jabatan yang dibuat sebaiknya dibuat secara sederhana, praktis, mudah dimengerti, mudah diukur, dan bukan sekedar formalitas biasa (yang hanya dibuat untuk diarsipkan).
3. Kompetensi Pegawai.
   Peningkatan kinerja PNS tentu tidak lepas dari SDM (Sumber Daya Manusia) PNS itu sendiri. Saat uraian jabatan sudah diuraikan dengan baik, kompetensi pegawai harus disesuaikan dengan tanggung jawab yang tertuang di dalam uraian jabatan tersebut. Pemilihan CPNS saat rekrutmen menjadi krusial untuk mempekerjakan orang-orang yang kompeten. Pemilihan pelatihan yang tepat guna pun menjadi krusial untuk meningkatkan kompetensi pegawai yang bersangkutan.
4. Penempatan.
   Penempatan pegawai pun menjadi poin yang penting dalam meningkatkan kinerja PNS. Penempatan PNS pada awalnya mungkin berorientasi pada kompetensi pegawai pada jabatan yang dipegangnya. Sayangnya semua itu bisa sirna begitu saja saat terjadi mutasi. Tidak jarang mutasi itu justru mengganti pegawai yang kompeten dengan yang tidak kompeten. Oleh karena itu, penempatan (dan mutasi) pegawai pun harus turut diperhatikan dalam konteks menjaga atau meningkatkan kinerja PNS di setiap instansi pemerintah.

Uraian yang saya paparkan memang sengaja saya buat ringkas. Saya yakin, jangankan untuk keseluruhan proses untuk meningkatkan kinerja PNS, untuk masing-masing poin yang saya utarakan di atas itu dibutuhkan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit dalam pelaksanaannya. Poin-poin di atas hanyalah gambaran kasar (dan merupakan pandangan pribadi) yang jauh dari komprehensif.

Saya yakin ada banyak PNS yang kompeten di tubuh masing-masing instansi pemerintah kita. Sayangnya penghasilan yang mereka dapatkan terlalu sedikit. Akhirnya banyak PNS yang memutuskan untuk melakukan pekerjaan sampingan. Untung bila PNS-PNS ini melakukan pekerjaan sampingan yang halal. Yang menjadi masalah adalah bila pekerjaan sampingan yang dilakukan itu masuk ke dalam ranah KKN (Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme).

Belum lagi timpangnya beban kerja akibat job description yang tidak jelas. Pengukuran kinerja tidak jelas, sistem reward dan punishment pun tidak jelas, sehingga kerja atau tidak kerja pun seolah-olah sama saja. Yang terlihat rajin diberdayakan sampai titik darah penghabisan. Yang tidak terlihat sama sekali dibiarkan begitu saja.

Masih banyak sisi lain yang dapat diekspos dari budaya kerja PNS yang negatif. Dari hasil ekspos itu pun masih banyak lagi langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja PNS di negara Indonesia ini. Yang paling penting saat ini mungkin bukan pada langkah-langkahnya, tapi pada kemauan besar para pemimpin di negara ini untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik di setiap intansi pemerintah, baik pusat maupun daerah.