Minyak dan Air

Teknologi dan birokrasi itu tidak bisa disatukan. Keduanya ibarat minyak dan air. Kita harus memilih salah satu di antara keduanya. Kalau kita memilih teknologi, kita harus meninggalkan birokrasi. Sementara kalau kita memilih birokrasi, teknologi tidak perlu kita rangkul. Biarkan saja teknologi dan birokrasi bergulir di jalan mereka masing-masing.

Perumpamaan di atas memang ekstrim, tapi kenyataan di lapangan seringkali membuat kita berpikir seperti itu. Saat kita ingin memadukan teknologi dan birokrasi, perumpamaan di atas kadang terjadi. Saat kita menarik birokrasi untuk mendekat, teknologi membuatnya sulit. Saat kita menarik teknologi untuk mendekat, birokrasi membuatnya sulit. Beruntung bahwa masalah ini tentu saja tidak berlaku di semua kondisi.

Pada kenyataannya, teknologi dan birokrasi dapat mencapai keharmonisan. Keberadaan teknologi mampu membuat birokrasi menjadi tidak berbelit. Birokrasi yang efektif dan efisien tentu saja tidak lepas dari implementasi teknologi yang tepat guna. Perumpamaan teknologi dan birokrasi seperti minyak dan air dapat dibungkam.

Menyelaraskan teknologi dan birokrasi memang bukan hal mudah, tapi tetap saja sangat mungkin untuk dilakukan. Yang perlu ditemukan adalah kondisi yang memungkinkan kebutuhan-kebutuhan di sisi birokrasi bersinergi dengan batasan-batasan yang ada pada teknologi. Untuk melakukan ini tentunya diperlukan sejumlah fleksibilitas tertentu dari teknologi maupun dari birokrasi.

Kalau kita bicara fleksibilitas, teknologi adalah juaranya. Teknologi dapat ditekuk, diluruskan, diputar, atau dipelintir sesuka penggunanya. Walau bagaimana pun, tujuan akhir dari teknologi adalah untuk mempermudah hidup penggunanya. Atas alasan inilah teknologi tidak boleh dibuat kaku.

Walaupun begitu, fleksibilitas teknologi ini sangat bergantung pada proses persiapannya. Dengan kata lain, fleksibilitas teknologi ini terbatas pada faktor-faktor seperti biaya implementasi dan sumber daya manusia yang terlibat. Terlepas dari faktor-faktor tersebut, teknologi tentunya dapat diatur sedemikian rupa untuk disesuaikan dengan kebutuhan birokrasi.

Kendala paling besar dalam menyatukan teknologi dan birokrasi umumnya memang ada pada sisi birokrasi. Birokrasi pada umumnya lebih kaku bila dibandingkan dengan teknologi. Dengan kata lain, lebih sulit bagi birokrasi untuk berubah dan menyesuaikan diri dengan batasan-batasan teknologi.

Sama seperti teknologi, birokrasi pun memiliki faktor-faktor tertentu yang membuatnya menjadi kaku. Faktor-faktor tersebut antara lain adalah faktor budaya dan faktor kepentingan. Orang-orang yang tidak mudah menerima perubahan budaya organisasi dan orang-orang yang merasa kepentingannya akan terganggu dengan perubahan adalah hambatan-hambatan yang besar. Kalau pola pikir orang-orang seperti ini dapat diselaraskan dengan perkembangan teknologi, maka perubahan birokrasi ke arah yang lebih baik dapat dilakukan.

Kalau pun masing-masing pihak masih kaku, kombinasi teknologi dan birokasi masih dapat dilakukan. Konsekuensinya adalah sebuah implementasi teknologi yang tidak optimal atau bahkan sebuah implementasi yang tidak dapat digunakan. Dalam kondisi seperti ini, teknologi yang terbaik pun akan terasa tidak berguna atau bahkan dipandang menyusahkan.

Teknologi dan birokrasi adalah dua entitas yang berada pada domain yang berbeda. Untuk menyatukannya dibutuhkan usaha yang tidak kecil dan pola pikir positif untuk berubah sesuai dengan batasan masing-masing entitas. Dengan begitu, birokrasi efektif dan efisien dapat dicapai dengan mengimplementasikan teknologi tepat guna.

Perlukah Instansi Pemerintah Go Open Source?

Perlukah instansi pemerintah di Indonesia ini go open source? Jawabannya tentu saja antara perlu dan tidak perlu. Keputusannya tentu kembali ke faktor-faktor yang dipertimbangkan saat merangkul teknologi open source yang diperlukan. Yang disayangkan adalah bila faktor-faktor tersebut lebih cenderung kepada "mengikuti trend", "mengikuti peraturan yang mengharuskan penggunaan open source", atau "meminimalisir biaya implementasi teknologi".

Faktor utama dalam menerapkan suatu teknologi adalah nilai tambahnya. Tidak ada gunanya menggunakan sebuah teknologi bila tidak ada manfaat yang didapat. Jadi yang paling penting untuk dipikirkan saat menerapkan teknologi open source oleh instansi pemerintah adalah nilai tambah/manfaat yang akan didapatkan oleh instansi tersebut. Akan tetapi, faktor "rendahnya biaya" jangan buru-buru diikutkan sebagai manfaat ini. Nilai tambah yang utama tentunya ada pada hal-hal seperti standarisasi prosedur/dokumen, penyelesaian proses bisnis dalam waktu yang lebih singkat, kemudahan dalam pelaksaan tugas, atau hal-hal sejenisnya.

Setelah mempertimbangkan manfaat yang didapat dari penggunaan teknologi open source, kita lanjutkan dengan mempertimbangkan kesiapan infrastruktur dan sumber daya manusia yang dimiliki masing-masing instansi. Salah satu "kelemahan" teknologi open source ada pada sisi dukungan teknis. Dukungan teknis untuk teknologi open source ada pada komunitas. Hal ini jelas berbeda bila dibandingkan dengan teknologi proprietary yang didukung penuh oleh produsen/vendor penyedia teknologi terkait. Dukungan teknis untuk teknologi proprietary umumnya lebih mudah diperoleh.

Bila infrastruktur dan sumber daya manusia yang diperlukan itu tidak siap, maka penerapan teknologi open source sama saja dengan terjun ke jurang tanpa alat pengaman. Teknologi yang diterapkan tidak akan optimal dan penyelesaian masalah akan butuh waktu yang lama. Rutinitas harian pegawai instansi terkait akan terhambat. Pada akhirnya kualitas pelayanan pun berkurang. Dalam kondisi seperti ini, fakta bahwa teknologi open source dapat diterapkan tanpa biaya menjadi tidak relevan. Dalam kondisi tersebut, biaya yang timbul karena tidak siapnya infrastruktur dan sumber daya manusia pendukung ini kemungkinan besar menjadi lebih tinggi dibandingkan dengan biaya yang perlu dikeluarkan untuk mengakuisi teknologi proprietary.

Oleh karena itu, semangat untuk go open source jangan hanya didasari faktor biaya yang rendah. Kesiapan setiap instansi pemerintah yang ingin menerapkan teknologi open source ini harus menjadi perhatian utama. Jangan sampai hasil penerapan teknologi bersifat kontraproduktif. Seandainya instansi pemerintah terkait sudah siap menggunakan teknologi open source dalam kegiatan sehari-harinya, maka manfaat yang didapatkan akan lebih banyak dari sekedar faktor biaya.

Satu hal yang pasti, setiap instansi pemerintah yang menerapkan teknologi open source akan mengurangi ketergantungannya pada vendor tertentu. Tanpa adanya ketergantungan seperti ini, instansi pemerintah terkait akan memaksa dirinya untuk mandiri dalam mencari dan menerapkan teknologi yang diperlukan. Kemandirian itu sendiri akan ikut merangsang tumbuhnya inovasi-inovasi di bidang teknologi informasi dalam instansi-instansi pemerintah.

Melihat manfaat penerapan teknologi open source secara garis besar seperti di atas, saya rasa sudah selayaknya instansi pemerintah melepaskan ketergantungannya kepada vendor mana pun dan mulai mengelola teknologi informasi internalnya secara mandiri. Semoga saja pemerintah Indonesia segera bergerak ke arah ini.

3 Alasan Mendukung Open Source

Kenapa kita perlu mendukung teknologi open source? Berikut ini alasan-alasan yang saya pandang penting untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Alasan pertama adalah inovasi. Selama saya berkecimpung di dunia open source, saya senantiasa dituntut untuk berkembang. Entah itu mencari alternatif solusi yang lain, bertanya ke komunitas-komunitas open source yang relevan, sampai akhirnya mengembangkan sendiri aplikasi open source yang ada agar memenuhi kebutuhan.

Hal ini jelas bertolak belakang dengan dunia aplikasi berbayar. Saat berinteraksi dengan aplikasi berbayar, saya punya kecenderungan untuk fokus pada satu vendor untuk mencari solusi. Bertanya ke komunitas kerap menjadi prioritas terakhir karena saya berharap mendapatkan jawaban dari vendor penyedia aplikasi. Sementara pilihan untuk mengembangkan aplikasi tertutup dengan alasan hak cipta.

Kondisi di atas terkait dengan alasan kedua, yaitu kebebasan. Open source menjamin kebebasan untuk mengubah aplikasi sesuai kebutuhan kita tanpa harus bergantung pada vendor tertentu. Kita berhak menambah fitur, menghapus fitur, atau merubah fitur yang ada dalam aplikasi open source sesuai kebutuhan kita tanpa harus memikirkan hak cipta, hak paten, atau embel-embel lainnya. Hal ini jelas berbanding terbalik dengan kondisi saat kita menggunakan aplikasi berbayar.

Alasan ketiga adalah pengembangan pengetahuan. Dunia open source jelas mendukung penuh pengembangan ilmu. Salah satu sifat dasar teknologi open source adalah berbagi. Walaupun dalam kenyataannya yang disebarkan adalah aplikasi atau kode program, pada dasarnya tetap pengetahuan para pengembang aplikasi tersebut yang tersebar. Pengetahuan yang disebarkan itu kemudian dikembangkan. Hasil perkembangannya kemudian disebarkan kembali. Siklus tersebut terjadi berulang-ulang sampai akhirnya semua pihak merasakan dampak yang sama dari perkembangan pengetahuan tersebut. Hal ini lagi-lagi berbanding terbalik dengan kondisi saat kita menggunakan aplikasi berbayar.

Tiga alasan di atas merupakan alasan utama kenapa saya mendukung teknologi open source. Saya tekankan bahwa biaya (atau lebih tepatnya tanpa biaya) bukanlah alasan yang kuat bagi saya. Sebaliknya dapat dikatakan bahwa "tanpa biaya" dalam penerapan teknologi open source itu adalah ilusi. Teknologi open source memang gratis, tapi bukan berarti tanpa biaya. Semoga saya memiliki kesempatan untuk berbagi mengenai hal ini di tulisan berikutnya.