Jumat, 16 September 2011

Over Expectation/Under Utilization

Dua masalah yang kerap dihadapi dalam implementasi TI (Teknologi Informasi) adalah over expectation dan under utilization. Over expectation adalah kondisi saat harapan yang muncul saat hendak mengimplementasikan TI itu jauh lebih tinggi dari hasil akhir implementasi yang dapat (memungkinkan) untuk dilakukan. Sementara under utilization adalah kondisi saat hasil akhir implementasi TI itu tidak dimanfaatkan (digunakan) secara maksimal. Kedua masalah ini dapat mengakibatkan implementasi TI tidak optimal atau bahkan gagal total.

Over Expectation
Penyebab munculnya over expectation yang sering saya temukan secara umum berputar pada ketimpangan informasi. Penyebab ketimpangan informasi ini antara lain karena pencarian informasi yang tidak berimbang, pengaruh marketing campaign yang dahsyat, atau kecenderungan terhadap produk dengan merk-merk tertentu. Ketimpangan informasi ini yang menyebabkan para pengguna (atau calon pengguna) memiliki harapan yang berlebihan pada TI. Saat implementasi TI selesai dilakukan, mereka pun kecewa karena hasil implementasi TI itu tidak sesuai dengan keinginan (dan juga kebutuhan) mereka.

Contohnya seperti ini. Misalkan tim marketing dari perusahaan Z mempresentasikan solusi TI kepada pimpinan perusahaan Y. Kita umpamakan solusi TI yang ditawarkan itu bernama Gemilang. Dalam presentasi itu tentu saja yang dikedepankan adalah kelebihan-kelebihan dari Gemilang. Yang diperlihatkan pada pimpinan perusahaan Y tentu saja hal-hal positif yang dapat diperoleh dengan mengimplementasikan Gemilang di perusahaan Y.

Dari presentasi di atas berlanjut dengan POC (Proof of Concept). Di sini, tim dari perusahaan Z akan datang kembali ke perusahaan Y untuk memperlihatkan simulasi teknis implementasi Gemilang. Dengan environment yang kondusif, simulasi teknis Gemilang ini berjalan lancar. Kita asumsikan saja pimpinan perusahaan Y benar-benar terkesan dengan simulasi teknis ini. Pada titik ini, kecenderungan pimpinan perusahaan Y untuk menggunakan Gemilang sudah semakin besar. Apalagi Gemilang ini merupakan produk yang dikembangkan oleh perusahaan A2Z (baca: A to Z, A sampai Z). Perusahaan Z hanya bertindak sebagai reseller. Berhubung perusahaan Y menggunakan banyak produk perusahaan A2Z, maka tingkat kepercayaan perusahaan Y kepada Gemilang pun meningkat.

Kecenderungan perusahaan Y kepada Gemilang akan semakin bertambah besar bila tim dari perusahaan Y pun tidak dapat mengimbangi gelombang informasi di atas dengan informasi yang lebih objektif dan berimbang. Kalau tim dari perusahaan Y sendiri tidak dapat menilai Gemilang secara objektif, maka ketimpangan informasi yang sudah terjadi pun akan bertambah jomplang. Kita asumsikan contoh di atas berlanjut dengan kondisi seperti ini. Kita asumsikan pula bahwa perusahaan Y pun akhirnya memutuskan untuk menggunakan Gemilang.

Pada akhirnya, tidak berapa lama setelah Gemilang digunakan, berbagai keluhan pun muncul. Berbagai kebutuhan yang seharusnya diakomodir oleh Gemilang tidak berjalan sesuai harapan. Berbagai kelebihan-kelebihan Gemilang yang ditonjolkan oleh perusahaan Z ternyata tidak tepat guna. Kendala-kendala lain pun bermunculan sehingga berbagai harapan yang diletakkan pada Gemilang pun kandas di tengah jalan. Kondisi implementasi Gemilang pun seperti pepatah jauh panggang dari api.

Harapan yang muncul di benak pimpinan perusahaan Y terlalu tinggi; jauh lebih tinggi dari apa yang dapat dicapai Gemilang saat diimplementasikan di perusahaan Y. Inilah yang saya maksud dengan over expectation. Ketimpangan informasi telah membuat pimpinan perusahaan Y berharap terlalu banyak kepada Gemilang.

Memang benar kalau ketimpangan informasi bukan satu-satunya penyebab over expectation. Dari contoh di atas saja kita dapat temukan beberapa penyebab lain. Akan tetapi, saya tidak akan membahas lebih lanjut mengenai penyebab over expectation ini. Yang terpenting adalah kita sudah mendapat gambaran mengenai over expectation ini.

Under Utilization
Lalu bagaimana dengan under utilization? Akan saya lanjutkan pada tulisan berikutnya.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar