Over Expectation/Under Utilization (2)

Sambungan dari: http://alfanaini.blogspot.com/2011/09/over-expectationunder-utilization.html

Under Utilization
Under utilization terjadi saat hasil implementasi suatu teknologi itu tidak digunakan secara maksimal atau bahkan mendekati minimal. Contoh under utilization ini tidak sedikit dan meliputi banyak hal mulai dari hardware sampai software. Contohnya antara lain menggunakan komputer dengan spesifikasi terbaik di kelasnya hanya untuk menggunakan aplikasi Microsoft Office, menggunakan Microsoft Excel hanya untuk menggantikan fungsi kalkulator, atau menggunakan Microsoft Word seperti menggunakan mesin ketik biasa.

Penyebab terjadinya under utilization ini pada umumnya adalah kekurangan informasi atau lebih tepatnya kekurangan edukasi. Para pengguna umumnya tidak tahu cara menggunakan teknologi yang ada di hadapan mereka secara maksimal. Cara mengatasinya tentu saja dengan memberikan akses yang baik terhadap informasi terkait. Hal ini dapat dilakukan dengan menyediakan referensi untuk dipelajari sendiri atau memberikan pelatihan yang relevan kepada para pengguna tersebut.

Masalahnya menjadi lebih rumit kalau penyebabnya bukan lagi karena tidak tahu, tapi lebih cenderung karena tidak mau tahu. Mungkin saja implementasi teknologi yang dilakukan itu terlalu sulit dimengerti, sehingga sarana edukasi yang diberikan pun tidak terlalu berarti. Daripada harus membiarkan pekerjaan menumpuk, para pengguna pun beralih ke cara yang lama. Akhirnya hasil implementasi TI yang terbaru tidak akan digunakan. Kalau pun digunakan, para pengguna itu kemungkinan akan menggunakan bagian-bagian tertentu saja.

Penyebab lain terjadinya under utilization adalah kekecewaan. Kalau kita bicara kekecewaan, maka under utilization ini dapat kita kaitkan dengan over expectation. Sebelumnya saya sudah menulis mengenai over expectation dengan sebuah contoh kasus, yaitu bagaimana pimpinan perusahaan Y memiliki harapan yang terlalu tinggi pada implementasi Gemilang yang ditawarkan perusahaan Z. Kekecewaan para pimpinan perusahaan Y ini kemungkinan besar akan menyebabkan under utilization pada hasil implementasi Gemilang. Alih-alih memberikan perintah untuk menggunakan Gemilang dengan optimal, pimpinan perusahaan Y justru beralih untuk mencari solusi lain untuk menggantikan Gemilang.

Kesimpulan
Dari paparan di atas, kita dapat simpulkan bahwa over expectation dan under utilization ini akan mengakibatkan hasil implementasi TI menjadi tidak optimal. Bahkan dapat kita katakan bahwa kedua masalah tersebut membuat hasil implementasi TI terlihat tidak efektif dan tidak efisien. Oleh karena itu, akan lebih baik bila masalah over expectation dan under utilization itu dicegah sejak dini.

Hal yang paling utama untuk diperhatikan dalam mengatasi kedua masalah tersebut adalah edukasi. Dengan pelatihan (pendidikan) yang memadai mengenai perkembangan TI (dan apa saja yang mampu dilakukan oleh TI), over expectation dapat ditekan seminimal mungkin. Akan lebih baik lagi kalau ketimpangan informasi saat merencanakan implementasi TI pun ikut dicegah.

Under utilization pun dicegah dengan edukasi yang memadai. Bila pengetahuan yang memadai, masalah "tidak tahu" akan lebih mudah ditekan. Hanya saja kita membutuhkan usaha yang lebih besar untuk mengatasi masalah "tidak mau tahu". Hal ini disebabkan karena asalah "tidak mau tahu" ini butuh lebih dari sekedar tambahan pengetahuan, tapi juga tambahan motivasi (urgensi) untuk merubah kebiasaan.